Menjadiseorang staff administrasi memang bukanlah pekerjaan yang mudah, dibutuhkan kecermatan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Meski begitu, masih ada peluang untuk Anda bisa sukses dalam menjalankan pekerjaan sebagai staff administrasi. Adapun tips dan kiat suksesnya sebagai berikut. 1. Menjaga Hubungan Baik dengan Sesama Rekan Kerja Kantorberfungsi menerima berbagai informasi yang diterima, antara lain seperti surat, panggilan telepon, pesanan, komplain, faktur, serta berbagai laporan mengenai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk kantor bisa mendapatkan informasi lebih lanjut yang diminta oleh pimpinan. #2 Merekam Informasi SanusiDkk, memberikan penjelasan tentang ciri Profesi sebagai berikut: Suatu pekerjaan dengan fungsi dan signifikansi sosial yang menentukan (krusial). Sebuah Jabatan menuntut keterampilan/keahlian khusus. Adapun Keterampilan/keahlian khusus yang menjadi tuntutan dalam jabatan melalui pemecahan masalah dengan landasan teori dan metode secara Pengelolaanadministrasi kepegawaian, surat menyurat, tata naskah dinas, ketatalaksanaan, kearsipan, kerumahtanggaan, inventarisasi pemeliharaan, penyediaan kebutuhan perlengkapan sarana prasarana kantor dan perjalanan dinas pegawai Sekretariat DPRD. Dalam melaksanakan fungsi, Kepala Bagian Umum mempunyai uraian tugas sebagai berikut: Site De Rencontre Pour Parent Seul. Pekerjaan sekretaris sering dianggap remeh oleh sebagian orang. Mereka berpendapat bahwa tugas sekretaris sangatlah mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja. Bahkan, ada yang menganggap job desc sekretaris hanya sebatas mencatat dan memfotokopi dokumen, lho! Nyatanya, anggapan tersebut salah besar. Job desc sehari-hari sekretaris terbilang cukup banyak. Selain itu, diperlukan beberapa skill sekretaris tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain. Nah, dalam artikel ini, Glints akan mengupas tuntas berbagai tugas sekretaris yang selama ini tidak diketahui banyak orang. Yuk, simak! 1. Mengatur dan mencatat hasil rapat © Setiap rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja. Faktanya, sekretaris juga kerap hadir dalam rapat-rapat yang diadakan perusahaan. Memang, umumnya sekretaris tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat. Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan. Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide. Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat Menerima agenda rapat dari panitia Menyebarkan agenda rapat Membuat minutes of meeting MOM Menyebarkan MOM yang telah disetujui Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan 2. Melakukan pencatatan administrasi © Seorang sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatan administrasi. Beberapa pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain mencatat aktivitas organisasi memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen Selain itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain. 3. Komunikasi ke berbagai pihak © Salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah komunikasi. Pasalnya, sekretaris harus melakukan komunikasi ke berbagai pihak, mulai dari manajer, karyawan, pejabat perusahaan, hingga pihak eksternal, seperti dikutip dari Chron. Bahkan, terkadang kamu harus menjadi penengah komunikasi antara dua atau lebih pihak. Tugas sekretaris yang satu ini tentu saja tidak mudah. Jadi, jika kamu tertarik untuk menjadi sekretaris, pastikan kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. 4. Memastikan persyaratan hukum © Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum. Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku. Hukum yang dimaksud tidak hanya berupa hukum negara. Lebih dari itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan. 5. Memastikan persediaan perlengkapan kantor © Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor. Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan. Kemudian, sekretaris akan meneruskan catatan kebutuhan tersebut ke orang lain untuk membelinya. Namun, pekerjaan yang satu ini tidak selalu dilakukan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus untuk mengurusi perlengkapan kantor. 6. Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan baru © Seorang sekretaris akan bekerja sama dengan pimpinan staf untuk mengimplementasikan prosedur baru dalam perusahaan. Di sisi lain, sekretaris dan pimpinan staf pun akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru perusahaan. Banyak sekretaris yang membantu pimpinan staf dan karyawan baru dalam mengembangkan skill, mengikuti protokol perusahaan, serta belajar lingkungan kerja perusahaan. 7. Mengorganisir dan menyampaikan pesan © Mengutip dari Indeed, tugas lain seorang sekretaris adalah mengorganisir dan mendistribusikan pesan-pesan tertulis seperti memo atau catatan. Sehingga, selain memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan analisis pun harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja untuk CEO harus bisa mengorganisir dan membagikan beragam pesan atau memo dari yang paling penting. Pesan-pesan yang berisi perubahan dalam kontrak dengan klien tentu harus disampaikan terlebih dahulu ketimbang memo undangan makan malam. 8. Mengatur jadwal © Sebagai contoh, seorang sekretaris yang bekerja di agency creative marketing akan mengatur jadwal tim di setiap departemen. Selain itu, sekretaris pun akan mengatur agenda para eksekutif dengan membuat appointment bersama klien, vendor, hingga shareholder. Sekretaris pun dapat bertugas untuk menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang. 9. Menyambut tamu bisnis dan klien © Seorang sekretaris pun akan berperan seperti resepsionis ketika ada tamu bisnis yang datang ke rapat dan membantu mereka untuk merasa nyaman. Selain mengambil catatan ketika rapat dan menunjukkan profesionalismenya, hal ini pun akan menjaga brand image dan nama baik perusahaan. 10. Membantu bagian eksektutif mengerjakan tugas © Seorang sekretaris bertugas untuk membantu eksekutif mengerjakan tugas-tugas kecil dari pekerjaan atau proyek besarnya. Sebagai contoh, seorang sekretaris dari seorang lead marketing director dapat membantu atasannya dalam mengorganisir beragam laporan hingga menyiapkan presentasi. Karena tugas seorang sekretaris yang beragam, maka diperlukan soft skill dan hard skill yang mumpuni supaya bisa sukses di pekerjaan ini. Sepuluh pekerjaan di atas adalah beberapa tugas utama seorang siap untuk lamar pekerjaan sekretaris? Yuk, lihat berbagai lowongannya di Glints! A. Pengertian Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, organisasi adalah 1. Kesatuan susunan yang terdiri atas bagian-bagian orang dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Ciri-ciri organisasi 1. Terdapat sekelompok orang dua orang atau lebih 2. Ada kerjasama 3. Ada tujuan bersama B. Prinsip-prinsip Organisasi 1. Prinsip Perumusan Tujuan Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut. 2. Prinsip Pembagian Kerja Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. 3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban. 4. Prinsip Tingkat Pengawasan Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya. 5. Prinsip Rentang Manajemen Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal. 6. Prinsip Kesatuan Perintah Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. 7. Prinsip Koordinasi Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. C. Bentuk-bentuk Organisasi 1. Organisasi Garis / Lini Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana. Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain a. kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan b. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat c. rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain a. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh b. biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter c. karyawan akan lebih sulit untuk berkembang 2. Organisasi Garis dan Staf Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi. Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli b. cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas c. lebih mudah untuk menerapkan “ the right man on the right place” Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal b. koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi 3. Organisasi Fungsional Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain a. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas b. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan c. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya. Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain a. sulit untuk melakukan tour of duty perputaran pekerjaan karena para karyawan telah terspesialisasi b. karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi c. tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan. D. Pengertian Pekerjaan Kantor Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work pekerjaan tulis atau paper work pekerjaan kertas. Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi. Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli 1. George R. Terry Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan. 2. William Leffingwell dan Edwin Robinson Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari. 3. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan. Kesimpulan Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah. E. Fungsi Pekerjaan Kantor Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain 1 Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2 Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3 Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan bersambung sumber Struktur Organisasi Perusahaan Fungsi dan Contohnya Struktur Organisasi Perusahaan Fungsi dan Contohnya – Pernahkah Anda masuk di sebuah perusahaan dan melihat ada struktur organisasi di dalamnya? Struktur organisasi adalah salah satu komponen yang perlu ada dalam sebuah perusahaan. Dimana struktur organisasi ini memiliki fungsi untuk menjelaskan posisi atau bagian yang ada di dalam perusahaan tersebut. Memiliki urutan dari bagian yang paling atas, sampai dengan bagian terbawah. Mulai dari direktur sampai dengan staff. Dengan begitu posisi dan jabatan karyawan di perusahaan tersebut jelas. Hal ini juga berpengaruh terhadap hak dan kewajiban masing-masing posisi nantinya. Struktur organisasi juga sering disebut sebagai merupakan bagan yang menjelaskan mengenai hubungan antar posisi/jabatan dalam perusahaan. Selain menjelaskan mengenai posisi, struktur ini juga memperlihatakan hak dan kewajiban maupun tanggung jawab seseorang dalam menjalankan pekerjaan di posisi tersebut. Baca Artikel Semangat Baru 2022 untuk Perusahaan dan Karyawan Setiap perusahaan baik kecil maupun besar perlu menyusun Struktur organisasi. Tidak hanya berguna untuk HRD, namun struktur organisasi ini penting dibuat agar bisa juga dipahami oleh umum tamu, client, mitra tentang posisi kerja di perusahaan tersebut. Fungsi Struktur Organisasi Struktur organisasi memiliki banyak fungsi penting dalam penyusunannya. Ini adalah sturktur dasar yang membantu perusahaan tersebut terus berkembang, dan menjadi satu pedoman dasar terkait posisi kerja sekaligus tanggung jawab, hak dan kewajibannya untuk menjalankan organisasi tersebut. Jika tidak ada struktur organisasi, perusahaan bisa saja rancu terkait tugas dan kewajiban masing-masing atau juga batasan dan hubungan dengan karyawan lainya. Beberapa fungsi utama struktur organisasi adalah sebagai berikut 1. Menjelaskan Posisi Karyawan Fungsi dari struktur organisasi yang pertama adalah untuk menjelaskan posisi karyawan di perusahaan. Posisi ini akan membentuk tanggung jawab dan jobdesk masing-masing karyawan. Misalnya posisi menjadi kepala laboratorium berarti ia memiliki tanggung jawab membawahi staff di laboratorium tersebut dan juga memiliki jobdesk khusus. Sehingga dengan pembagian yang cukup jelas seperti ini membantu seseorang mengerti siapa saja bagian dari perusahaan tersebut. 2. Menjelaskan Hubungan Kerja Karyawan Dalam sebuah struktur organisasi, hubungan antar posisi bisa dihubungkan dengan garis lurus, garis vertical sampai dengan garis putus-putus. Masing-masing garis ini memiliki fungsi dan makna khusus. Seperti halnya garis vertical dari bawah ke atas, yang menandakan bahwa ada posisi yang lebih tinggi dan lebih rendah. Dimana posisi yang lebih tinggi memiliki tanggung jawab untuk mengelolaan staff di bawahnya. Sedangkan garis yang lebih rendah memiliki makna untuk bahwa ia memiliki atasan yang memimpinnya. Juga garis lurus atau horizontal dimana ia memiliki satu posisi yang sama atau setara dalam satu garis. Selanjutnya garis putus-putus menunjukkan bahwa ada hubungan koordinasi kerja antar satu posisi dengan posisi lainya. Jadi sudah sangat jelas ya bagaimana sebuah struktur organisasi bisa menjelaskan hubungan kerja di perusahaan. 3. Dasar Untuk Pembagian Jobdesk Selain menunjukkan tanggungjawab masing-masing karyawan, struktur organisasi berguna untuk membagi jobdesk sesuai dengan posisinya. Misalnya manajer sales maka memiliki jobdesk untuk mengawasi tenaga sales dan mengelolanya sehingga tujuan dan target bisa tercapai dan lain sebagainya. Pembagian jobdesk ini nantinya akan berpengaruh terhadap pekerjaan agar menghindari kerja dobel atau beban kerja terlalu tinggi atau juga koordinasinya. 4. Dasar Untuk Penggajian Penggajian karyawan juga bisa didasarkan atas posisi kerja dan jobdesk yang diampunya. Untuk itu dari awal perusahaan berdiri perlu membahas mengenai struktur organisasi di perusahaan tersebut, untuk memudahkan dalam proses penempatan, pembagian jobdesk dan pembagian gaji karyawan. Baca Artikel Bagaimana Cara Membuat Aturan untuk Karyawan di Perusahaan? Itulah fungsi dari struktur organisasi dan bagaimana kegunaanya untuk perusahaan dalam menjalankan dan mengembangkan organisasi yang ada. Memperbarui Struktur Organisasi Struktur organisasi juga perlu diperbarui dalam waktu tertentu. Hal ini berkaitan dengan perubahan sususan organisasi seperti SDM dan juga pertambahan divisi atau posisi. Tidak ada waktu tertentu yang menjadi patokan kapan struktur organisasi perlu diubah, hanya saja perbarui struktur organisasi ini diperlukan ketika di dalamnya ada pengubahan. Contoh Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 1 Struktur Organisasi Perusahaan Dalam struktur organisasi juga ada arti/lambang dari penggunaan garis di dalamnya. Diantaranya adalah 1. Garis Vertical Garis lini adalah garis atas ke bawah yang menunjukkan hubungan hirarki posisi. Dimana satu posisi memiliki tanggungjawab membawahi posisi tertentu. Sehingga bisa diketahui bahwa ada posisi yang mengkomando dan ada yang dikelola. 2. Garis Koordinasi Dilambangkan dengan garis putus-putus yang memiliki arti bahwa antara satu pihak dengan pihak lainya ada hubungan koordinasi. Disini hanya bentuk koordinasi saja tanpa memiliki hak untuk komando pihak yang berkaitan. 2. Garis Solid Di bagan struktur organisasi juga ada garis solid. Dimana ini menggambarkan ada wewenang untuk perintah atau komando untuk posisi yang berkaitan dengannya. Pembuatan struktur organisasi bisa dilakukan dengan model hirarki yaitu model dari posisi paling atas sampai dengan posisi paling bawah. Bisa juga dibentuk dalam model horizontal yaitu dari posisi kiri ke kanan posisi dengan jabatan tertinggi ke yang lebih rendah atau juga melingkar dan lain sebagainya. Sesuaikan dengan kebutuhan Anda. 1. Model Vertical Gambar 2 Struktur Organisasi Model Vertikal 2. Model Horizontal Gambar 3 Struktur Organisasi Model Horizontal Itulah beberapa contoh pembuatan struktur organisasi di perusahaan. Ada beberapa bentuk dan versi. Setiap perusahaan memiliki versi masing-masing. Kelola Karyawan dengan Mudah Menggunakan Aplikasi HR dari Kantor Kita Selain membuat struktur organisasi, untuk mengelola karyawan, perusahaan juga perlu menggunakan aplikasi atau komponen pendukung yang lainya, misalnya adalah penggunaan aplikasi HR. Dimana aplikasi ini membantu menyelesaikan urusan HR dalam masalah administrasi maupun karyawan. Salah satu aplikasi HR adalah Kantor Kita. Aplikasi yang memiliki fungsi utama absensi online dengan fitur pendukung lainya seperti reimbursement, slip gaji online, pengajuan izin & cuti online juga urusan payroll dan laporan absensi karyawan. Anda bisa menggunakan aplikasi ini untuk kemudahan dan efisiensi pengelolaan karyawan yang lebih hemat waktu dan canggih. Anda bisa menggunakan kantor kita dengan melakukan pendaftaran terlebih dahulu atau jika ingin mencoba fiturnya secara lengkap bisa mencoba free trial 14 hari secara gratis. Daftar kantor kita bisa melalui halaman Daftar Kantor Kita berikut ini. Buat Struktur Organisasi Perusahaan Anda! Sudah paham ya bagaimana sebuah perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk berbagai keperluan. Mulai dari urusan menjelaskan posisi karyawan juga untuk sarana menjelaskan hubungan posisi hak, kewajiban dan koordinasi. Baca Artikel Pentingnya Aplikasi Kas untuk Perusahaan Jadi bagaimana? Apakah perusahaan Anda sudah memiliki struktur organisasi untuk perusahaan? Jika belum, maka perlu banget untuk dibuat ya! Sekian dulu ulasan kita hari ini tentang struktur organisasi perusahaan fungsi dan contohnya. Semoga bermanfaat dan tunggu informasi mengenai HR dan teknologi aplikasi absensi dari Kantor Kita! Nah, kali ini kita akan menjelaskan mengenai tugas-tugas staf administrasi. Admin sendiri itu apa sih? Admin adalah seorang yang bekerja di sebuah perusahaan dan menempati posisi sebagai admin di kantornya / perusahaan. Namun, banyak belum yang mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab seorang admin serta tujuan fungsi dan lain sebagainya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab seorang admin. Tugas Administrasi Secara Umum Banyak dari kita yang inginkan pekerjaan untuk jadi Staff Administrasi, walau pekerjaan ini semakin banyak di dominasi oleh wanita akan tetapi tidak tertutup peluang untuk pria untuk menempati tempat ini, tersebut pekerjaan serta tanggung jawab Staff Administrasi. Pekerjaan paling penting untuk seseorang staff Administrasi yakni melakukan kegiatan service kantor, penyediaan sarana serta service administrasi perkantoran, sesuai sama ketetapan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Tanggung Jawab Kelancaran serta keakuratan data penjualan serta data tagihan Tugas-tugas terkait dengan Data Penjualan Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah masuk serta yang belum juga supaya mempermudah untuk menindaklanjuti kekurangannya. Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan juga cocok. Buat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian. Selesainya memberikan informasi problem cacat umpamanya masalah teknis penginputan/computer, keterlambatan data pada Supervisor Adm. untuk ditindaklanjuti Check Hasil Input Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak terjadi kekeliruan Membuat cross cek dengan customers bila temukan selisih pada harga jual di Faktur dengan Data Komputer Membuat cross cek 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik Laporan Buat informasi ujung bln. berupa faktur penjualan untuk diserahkan pada Supervisor Adm. sesudah dicek dengan informasi tagihan dari masing-masing counter. Merekap tagihan dari counter per periode. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke setiap counter. Buat informasi penjualan serta tagihan customers serta pabrik Merekap retur customers Menolong Supervisor Adm. dalam menyiapkan semua informasi yang terkait dengan penjualan seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dan lain-lain Administrasi serta Pengarsipan Menaruh berkas data penjualan yang telah serta belum juga diolah dengan rapi dan systematis hingga mempermudah bila satu waktu juga akan di raih kembali. Merekap kebutuhan ATK serta keperluan yang lain seperti Kantong Plastik, Polybag, kardus, brosur, POP Memajukan keperluan ATK pada Supervisor Admin untuk diperiksa serta membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief. Tugas Administrator Tanggung jawab admin sendiri memiliki artian yang luas, namun intinya memastikan seluruh kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor ataupun perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Tugas pengurus sebagai berikut Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline ataupun online Memesan persediaan media tulis kantor Menyapa dan menanggapi klien Membuat agenda kantor Filling data entry / mengisi data entri perusahaan Mengelola buku harian Filing/Rekap Data Tugas yang satu ini adalah salah satu tugas dari seorang staff admnistrasi yang tentu ini menjadi tugas administrasi umum dalam sebuah kantor, filing data meliputi surat domisili, surat bukti transaksi yang sudah diusahakan oleh perusahaan, surat-surat berharga asset perusahaan. Hal ini paling berkaitan dengan tugas staff administrasi gudang yang jarang berkaitan dengan dunia kantor dan lebih berfokus pada lapangan. Mungkin sebagian orang cuma memandang mudah tugas seorang admin, padahal ternyata pekerjaan ini juga membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar kecuali merekap sebuah data perusahaan yang sudah ada sebelumnya, seorang pengurus juga mempunyai kewajiban untuk menjadikan data perusahaan. Data apakah itu? Pasti data yang bersangkutan dengan perusahaan. Menjawab Telepon Masuk Jangan kamu kira tugas ini merupakan tugas yang mudah, banyak orang yang tidak bisa berbicara ramah malah justru grogi apabila berbicara lewat telepon. Sebagai seorang pengurus di perkantoran, staff admin wajib paham posisinya sebagai penyedia baik pelayanan ataupun jasa. Maka dari itu dia wajib mempunyai kode etik yang ramah dalam menjawab segala telepon yang masuk ke perusahaan dan memang terdapat hubungannya dengan Direksi. Menjawab telepon masuk juga merupakan contoh tugas administrasi perkantoran dan dapat dikategorikan menjadi tugas rutin karena setiap hari seorang admin akan menerima telepon masuk baik itu untuk operasional perusahaan ataupun telepon dari kawan perusahaan. Pembuatan Surat Tugas seorang Staff Admin yang selanjutnya merupakan pembuatan surat keperluan kantor. Surat yang diurus oleh seorang staff admin umumnya bersifat resmi dan memang ialah kebutuhan kantor. Beberapa surat yang sebagai tanggung jawab seorang staff admin diantaranya merupakan surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat yang sebagai keperluan kantor. Inilah yang dimaksud dengan pembuatan data, seorang admin disebuah perusahaan pasti tentu biasa mendapatkan pekerjaan yang tidak terduga dari atasan, dan tentunya apabila seorang admin belum pernah mengerjakan tugas yang diberikan kepala sebelumnya, maka dia harus untuk belajar. Membuat Penjadwalan Butuh kamu ketahui bahwa penjadwalan yang bersifat global ini malah justru lebih biasa terjadi ketimbang yang bersifat private yang biasa menjadi tugas sekretaris. Umumnya akan diusahakan bersama dengan klien yang memang telah dibuatkan hari untuk meet up bersamaan dengan klien yang berbeda. Supaya bisa menjelaskan bentuk kerja sama kepada banyak klien secara kolektif. Oops! We could not locate your form. Front Office Selain di back office, seorang pengurus juga bisa di tempatkan pada posisi front office. Karena memang pada posisi ini juga tidak bisa dijabatkan kepada orang yang sembarangan. Seorang yang berada di posisi front office wajib pintar dan baik dalam berkomunikasi supaya bisa mengkondisikan suasana serta pelayanan pada perusahaan tempat dia bekerja. Semua pekerjaan dan jobdesk yang terdapat di kantor dan perusahaan telah diatur sesuai dengan fungsinya masing-masing. Keseluruhan fungsi tersebut tidak ada yang berada diatas atau dibawah, butuh kamu ketahui bahwa semua bagian dan staff sama-sama bersinergi untuk mencapai keberhasilan yakni memajukan dan mengembangkan perusahaan. Apabila ada satu bagian ataupun staff saja yang tidak balance, maka kantor akan menemui masalah pada menjalankan visi dan misi perusahaan. Mempunyai Keahlian Lain Selain beberapa tugas diatas, seorang admin perkantoran juga akan paling terbantu apabila dia mempunyai keahlian beda dibidangnya, misalnya saja seperti keahlian mengoperasikan pelaksanaan autocad atau photoshop. apabila seorang admin mempunyai keahlian tersebut maka bisa dipastikan dia akan paling berguna dimata atasan. Apabila kamu hendak menjadi seorang admin disebuah perusahaan maka tidak ada salahnya apabila kamu mulai belajar mengoperasikan kedua pelaksanaan yang paling dibutuhkan setiap perusahaan tersebut. Tugas Administrasi Perkantoran Menerima Panggilan Telepon Seorang admin kantor umumnya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan membuat panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini butuh mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, umumnya ya memang wajib bertugas untuk menjawab telepon. Beda apabila untuk perusahaan skala besar, umumnya sudah terdapat divisi lain semisal Customer Service. Menjadikan Agenda Kantor Dari komunikasi melalui telepon, sering terdapat rekanan yang hendak jumpa dengan pimpinan perusahaan ataupun divisi lain. Nah, tugas administrasi Perkantoran juga wajib menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, butuh adanya komunikasi dengan bagian lain supaya jadwal bisa tersusun dengan benar dan tidak bertabrakan. Entri Data Perusahaan Nah, yang menjadi tugas penting di setiap kantor untuk pekerjaan ini umumnya merupakan masalah entri data rekap data. Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya wajib direkap. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. apabila perusahaan sudah terdapat divisi lain, misal divisi gudang, umumnya tugas admin kantor cuma merekap kesimpulan yang telah diusahakan dari divisi lain. Administrasi perkantoran wajib memiliki ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya wajib direkap dengan terstruktur supaya mudah untuk dicarinya. Membuat Berkas Data Agar data-data mudah dikelola, maka butuh diusahakan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik. Tugas Administrasi Gudang Data Pemesanan Barang Administrasi banyak bersangkutan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga dapat menguntungkan perusahaan dibandingkan dengan sistem beli putus. Perjanijian ini lebih-lebih bisa sebegitu ketat, semisal wahid peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut wajib lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini ialah bentuk praktek monopoli. Hubungan dekat dengan pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak sebab yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis. Data Inventory Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus muncul masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya ketepatan data. Bukti pencatatan barang muncul masuk tentu mempengaruhi beberapa hal berikut Jumlah stok barang. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar. Dasar memesan barang. Mempelajari trend sales. Data persediaan ini menuntut ketepatan data secara real time dan bisa dipertanggungjawabkan. Tugas Administrasi Keuangan Membuat perencanaan keuangan, mulai dari perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran. Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan Mengelola modal kas, mulai dari membuka rekening, menentukan setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan menjadikan catatan transaksi kas Mengelola kredit dengan mengerjakan tagihan-tagihan Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangi cek Bekerja sama dalam menyusun kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang terkait sesuai dengan visi dan misi perusahaan Tugas Administrasi Marketing Sales Order SO Yang tersusun dari tujuan pengiriman, nama expedisi, nama barang, jumlah barang, berat barang dan jumlah total modal yang wajib dibayarkan. Delivery Order DO Yang isinya nyaris sama dengan SO akan tetapi tidak tercantum nilai rupiah di dalamnya. kedua slip ini SO dan DO ialah berkas admin marketing yang tidak diterbitkan ke pelanggan. Selanjutnya dilakukam penginputan Nota Penjualan yang berisi nyaris sama dengan SO. terus terus meng-input Surat Jalan SJ dengan isian yang sama dengan DO dan Nota penjualan dan SJ inilah yang nantinya tentu dibawa oleh marketing saat pengiriman barang ke pelanggan. Alur selanjutnya saat sampai ditempat pelanggan, marketing menyerahkan Nota Penjualan dan Surat Jalan ke pelanggan, dan pelanggan membuat pengecek-an kondisi dan jumlah barang. sesudah semua sesuai dengan yang tertera dalam kedua slip tersebut pelanggan wajib memberikan tanda tangan sebagai bukti barang sudah diterima sesuai orderan. Faktur/invoice dicetak sesudah Nota Penjualan dan SJ kembali ke admin marketing. Credit Control Untuk membuat penagihan pembayaran dikemudian hari, tapi jika Nota Penjualan, SJ dan Invoice tersebut dibayar tunai maka alurnya merupakan menuju kasir untuk di buatkan Kas Bon bukti telah dilakukannya pembayaran dan modern dilanjutkan pada Credit Control untuk diusahakan pelunasan piutang. Tugas Administrasi Bank Tugas Penting dan Utama Staff Administrasi Bank Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Mengelola kas kecil dan kas besar untuk menjadikan dan menyusun data keuangan Memelihara dokumen dan sistem data yang terdapat ditempat kerjanya. Melakukan kegiatan administrasi seperti surat menyurat input data, rekap data, dan dokumentasi. Menyusun informasi bulanan berupa informasi kegiatan dan informasi keuangan. Supporting dalam kegiatan audit. Tanggung Jawab Penting Secara Umum Melakukan aktifitas persiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor untuk setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan. Melakukan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi untuk kelancaran dan kelangsungan kegiatan seluruh karyawan. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas sasaran kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan. Membuat perkiraan biaya tahunan yang bersangkutan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan aturan departemen General Affair. Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan fotokopi dan penjilidan. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor. Keterampilan yang Dimiliki Staff Administrasi Jika Anda berniat untuk bekerja sebagai staff administrasi, diperlukan keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki agar Anda bisa bekerja di bidang administrasi dengan maksimal. Keterampilan yang harus dimiliki diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Teliti Seorang staff administrasi dituntut untuk menjadi orang yang teliti, karena pekerjaan sebagai staff administrasi berhubungan dengan merekap dan mengorganisir data yang ada di perusahaan, selain itu staff administrasi juga bertanggung jawab dalam menyusun agenda kerja perusahaan. 2. Cermat dan Tenang Keterampilan kedua yang harus dimiliki oleh staff administrasi adalah dapat bekerja dengan tenang dan cermat ketika bekerja di bawah tekanan. Hal ini diperlukan, mengingat pekerjaan akan langsung dipertanggung jawabkan langsung kepada atasan. Bisa dikatakan seorang staff administrasi juga harus memiliki mental yang tahan banting dengan pekerjaan yang diterimanya. 3. Dapat Bekerjasama dengan Tim Staff administrasi akan selalu bekerja sama dengan pihak internal dan pihak eksternal perusahan dengan berbagai sifat dan karakter yang berbeda. Oleh karena itu, dengan karakter yang berbeda-beda tersebut diharapkan kepada mereka yang bekerja sebagai staff administrasi bisa bekerja sama dengan tim dengan baik dan optimal dalam menyelesaikan pekerjaannya. Fungsi Staff Administrasi Dengan adanya staff administrasi di perusahaan tentu akan membuat pekerjaan di kantor lebih mudah karena tugas yang dilakukannya berkaitan langsung dengan manajemen perusahaan. Adapun fungsi dari staff administrasi adalah sebagai berikut. Pekerjaan bisa dilakukan secara efektif dan efisien Tugas-tugas kantor bisa diselesaikan dengan baik karena adanya manajemen yang baik dan tersusun. Kerjasama dengan divisi lain dapat terstruktur dengan baik Pengarsipan dokumen terorganisir dengan baik dan memudahkan semua divisi untuk bekerja. Tips Sukses Menjadi Staff Administrasi Menjadi seorang staff administrasi memang bukanlah pekerjaan yang mudah, dibutuhkan kecermatan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Meski begitu, masih ada peluang untuk Anda bisa sukses dalam menjalankan pekerjaan sebagai staff administrasi. Adapun tips dan kiat suksesnya sebagai berikut. 1. Menjaga Hubungan Baik dengan Sesama Rekan Kerja Untuk bisa menjalankan pekerjaan dengan baik, tentu kita akan berhubungan dengan rekan kerja. Kunci utamanya adalah menjalin hubungan baik dengan rekan kerja dengan meningkatkan skill komunikasi Anda kepada rekan kerja. Dengan meningkatkan skill komunikasi Anda, maka pesan apapun yang dimaksudkan dapat tersampaikan dengan baik dan menghindari Anda dan rekan kerja terjadi miss komunikasi. Hal ini juga tidak berlaku terhadap sesama staff saja, namun juga berlaku kepada para klien perusahaan. 2. Menjaga Kesehatan Diri Sendiri Seperti yang sudah diketahui, bahwa bekerja sebagai staff administrasi harus tahan banting terhadap pekerjaan karena cukup padat yang harus dikerjakan. Apalagi mereka juga perlu ketelitian yang mengandalkan indera penglihatan. Maka dari itu, jagalah kesehatan diri sendiri agar bisa bekerja dengan maksimal, jangan sampai keasyikan bekerja namun melupakan pentingnya kesehatan diri sendiri. Mulailah untuk menjalani hidup yang sehat dengan mengatur pola makan yang baik, berolahraga, dan istirahat yang cukup untuk mengoptimalkan tubuh Anda kembali. 3. Membuat Skala Prioritas Kerja Tugas seorang staff administrasi memang padat. Dengan pekerjaan yang banyak tersebut perlunya manajemen waktu yang baik agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan efektif dan efisien. Maka dari itu, prioritaskan pekerjaan yang sekiranya bisa dikerjakan lebih dahulu dan juga dikerjakan belakangan. Dengan begitu, Anda bisa memiliki ritme kerja yang baik dan sesuai dengan skala prioritas tersebut. 4. Bisa Mengoperasikan Aplikasi dengan Efektif Sudah sepatutnya seorang staff administrasi dituntut untuk bisa mengoperasikan berbagai macam aplikasi/ software komputer diantaranya adalah Microsoft Excel, Microsoft Word, Power Point, Publisher, sampai aplikasi editing foto. Maka dari itu, jika Anda belum bisa menggunakannya sedari sekarang, mulailah belajar secara otodidak, karena saat ini sudah banyak tutorial belajar software di internet. Bila sudah memahami sistem kerjanya, maka akan memudahkan Anda dalam mengerjakan tugas administrasi perusahaan. 5. Displin Waktu Banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan, menuntut staff administrasi untuk bisa disiplin pada waktu, yakni bisa menggunakan waktunya dengan baik dan tepat waktu. Hal tersebut bisa dimulai dari datang ke kantor tepat waktu, mengatur jadwal sendiri dan dengan tim agar bisa mencapai target yang telah ditentukan. Jika hal ini tidak dilakukan, banyak pekerjaan yang tidak tercapai dengan baik dan Anda hanya akan keteteran dalam mengerjakan seluruh pekerjaannya. 6. Membuat Daftar Kegiatan Seorang staff administrasi harus memiliki daftar list kegiatan yang akan dilakukan setiap harinya. Karena dengan begitu, pekerjaan dapat terorganisir dengan baik dan tidak terbengkalai. Dengan membuat daftar kegiatan juga menghindari jika ada pekerjaan ada yang terlewat. Jika semua list daftar kegiatan telah selesai dikerjakan maka selanjutnya bisa membuat daftar kegiatan lain yang mulai dikerjakan keesokan harinya. Pentingnya Administrasi Bagi Perusahaan Dalam masa usaha yang sudah serba modern ini, prinsip administrasi sangat membantu dalam perkembangan perusahaan. Guna menggerakan kegiatan usahanya, maka sebuah usaha perlu memahami alur administrasi di perusahaannya. Jika seorang wirausahawan sudah memahami sistem administrasinya maka usahanya dapat berkembang dengan baik. Lalu apa saja prinsip yang harus ada di dalam administrasi? Adanya sekelompok orang yang melakukan kegiatan dalam perusahaan yang saling terikat. Terdapat tujuan yang diharapkan akan tercapai oleh perusahaan. Adanya saling kerjasama untuk menjalankan suatu kegiatan dalam perusahaan Pada prinsipnya tugas administrasi di dalam perusahaan apapun, baik itu perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur wajib melakukan kegiatan administrasi dengan sebaik-baiknya. Pentingnya administrasi dalam memperlancar kegiatan operasional perusahaan diantaranya Untuk mengembangkan usaha yang berjalan karena dapat mengembangkan perusahaan Dapat menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan untuk dapat mengukur kinerjanya. Agar pemilik perusahaan dapat menunjukkan bukti-bukti kegaitan usaha yang dilakukan dalam perusahaannya. Sebagai pertimbangan pemilik perusahaan untuk dapat mengambil keputusan Sebagai monitoring perusahaan dalam mengontrol usaha yang dilakukan. Pentingnya Pencatatan Keuangan Perusahaan Berbasis Aplikasi Selain itu, pentingnya pencatatan keuangan yang termasuk tugas administrasi juga merupakan hal yang penting agar perusahaan dapat menyusun pencatatan keuangannya dengan baik. Kenapa pencatatan keuangan juga harus dicatat dengan baik oleh perusahaan? Untuk mengetahui kondisi usaha dan dapat menjadi tolak ukur atau pembanding dengan kondisi sekarang dan kondisi tahun lalu. Menjadi warga negara yang baik dengan melaporkan hasil pajak usaha berdasarkan dengan kegiatan perusahaan yang dilakukan berdasarkan laporan keuangan neraca atau laporan laba rugi. Dapat menjadikan laporan keuangan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk kelangsungan usaha. Dan adanya pencatatan keuangan sebagai dasar pengambilan keputusan dengan melihat perkembangan keuangan dari waktu ke waktu yang dapat digunakan sebagai keputusan perusahaan untuk berinvestasi. Jadi kesimpulannya adalah seberapa penting adminsitrasi bagi suatu perusahaan? Jawabannya adalah sangat penting karena administrasi juga merupakan penggerak atau bisa dikatakan sebagai fungsi dari perusahaan untuk mengambil keputusan, mengevaluasi kegiatan usaha yang dilakukan. Dan semua itu akan tercapai apabila tugas administrasi dapat berjalan dengan baik dan bertanggung jawab dengan tugasnya. Nah, setelah mengetahui tugas-tugas staff administrasi, apakah kamu tertarik menjadi staff administrasi? Selain menjadi staff administrasi ada hal lain yang perlu kamu ketahui loh. Apa itu? Ada loh, aplikasi yang bisa membantu kinerja HRD apalagi kalau bukan JojoTimes? Apa JojoTimes itu? JojoTimes itu adalah aplikasi untuk absensi secara online. Jadi, kita bisa scan foto untuk absen. Dan kita bisa absen dengan jarak beberapa radius meter dari kantor. Dan juga JojoTimes bisa mendeteksi penipuan loh, misal apabila foto yang discan tidak memiliki kemiripan diatas 50% maka absen akan dianggap penipuan. Aplikasi JojoTimes ini sudah digunakan di beberapa perusahaan besar. Pada Kesempatan Kali ini ingin membagikan artikel tentang Kantor Berikut Adalah Pembahasannya Jika kita hadapkan dengan kata kantor’ maka hal pertama yang akan muncul ialah di benak penulis merupakan ruangan khusus orang – orang yang akan memiliki kekuasaan ataupun kendali organisasi atau pun perusahaan. Ya, kantor memang merupakan ruangan maupun tempat khusus yang akan digunakan oleh orang – orang yang memiliki kendali maupun kekuasaan dalam aktivitas pengendalian bidang organisasi tertentu. Ruang kantor juga biasanya banyak memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personel perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan atau penyebaran informasi organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar atau kecilnya ukuran ruangan kantor juga biasanya akan dipengaruhi oleh jumlah atau tingkat jabatan personil yang sedang bekerja di kantor tersebut. Fungsi Kantor 1. Menerima Informasi Fungsi kantor yang pertama merupakan sebagai wadah yang sering digunakan untuk menerima maupun mengumpulkan informasi. Dalam praktinya, setiap pihak terkait yang memiliki kepentingan dalam organisasi atau perusahaan juga biasanya dapat memberikan maupun melaporkan informasi apapun yang terkait dengan perusahaanebut ter secara langsung ke kantornya. 2. Memberikan Informasi Fungsi kantor yang kedua meruapakan sebagai bagian yang akan berfungsi sebagai pemberi maupun penyebar informasi. Ketika sebuah organisasi sudah sangat berkembang atau juga dikelola oleh banyak personel, maka akses informasi akan lebih susah untuk disebarkan luaskan. Nah maka dari itu, untuk mengatasi hal ini, organisasi atau perusahaan juga biasanya menjadikan kantor sebagai wadah atau pun central informasi yang valid maupun tepercaya bagi setiap personel perusahaan. 3. Pelindung Aset Fungsi kantor yang ketiga merupakan sebagai tempat maupun wadah yang sering digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, atau juga melindungi aset berupa dokumen – dokumen perusahaan / instansi pemilik kantor. Seperti yang kita semua ketahui bersama, setiap perusahaan maupun organisasi, pasti memiliki banyak sekali berkas penting yang berbentuk file – file atau dokumen – dokumen. Nah maka dari itu, agar file dan dokumen ini tidak berantakan kemana – mana maupun lebih mudah untuk ditemukan, maka seluruh berkas ini maka biasanya akan disimpan di dalam braknas kantor. Tujuan Kantor Tujuan kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi atapun perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut yaitu Menerima informasi. Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, faktur,maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuan pembuatan rekaman merupakan sedang menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Mengatur informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya akan ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi maupunsumber-sumber -yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Memberi informasi Bila dimana manajemen diminta sejumlah informasi yang akan diperlukan, kantor segera memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi -yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Melindungi aset yakni dengan mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang -tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Ciri-Ciri Kantor Adapun ciri-ciri dari kantor, yang diantaranya terdiri dari, yakni Sebagai alat untuk menyambung pancaindra maupun juga ingatan pimpinan organisasi. Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja ataupun pederhanaan sistem manajemen. Dapat Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai targetnya. Contoh Kantor Modern di Indonesia 1. Virtual Office Sesuai dengan namanya, sebuah virtual office tidak akan benar-benar nyata secara fisik. Yang ditawarkannya merupakan alamat surat atau poin kontak yang bisa dihubungi. contohnya, sebuah startup sedang menjalankan bisnisnya dari rumah, tetapi menyewa virtual office yang di gedung perkantoran. Maka itu, startup tersebut seakan beralamat di gedung perkantoran di mana virtual office berada. nah, walaupun startup ini sedang dijalankan di rumah, bisnis tersebut akan tetap mendapatkan kredibilitas di antara pengguna potensialnya. Selain itu juga, dengan mengalamatkan urusan bisnis kepada virtual office, pengusaha yang sedang bekerja dari rumah akan terjaga privasinya karena urusan bisnis tidak akan dialamatkan ke rumah pribadi. Beberapa keuntungan komunikasi yang sering ditawarkan virtual office merupakan resepsionis, asisten, call center, atau yang lainnya. Selain itu, ada juga space service, yang akan melibatkan alamat prestisius yang biasa ditawarkan sebuah virtual office. Servis ini juga memberikan alamat profesional, alamat surat, tempat meeting, maupun kesempatan dapat menyewa tempat untuk sementara waktu. 2. Serviced Office Tempat kerja yang satu ini bukan hanya dimna akan menyediakan tempat tetapi juga ada segala pengurusnya. Sebuah manajemen fasilitas yang akan menjadi pengurusnya akan menyewakan ruangan kerja ataupun lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya juga serviced office juga akan terletak di pusat bisnis di kota-kota besar. Tujuan dibentuknya ruang kantor serviced office merupakan untuk dapat memberikan fleksibilitas bagi pengusaha yang sering menggunakannya karena biasanya juga dapat disewa dengan sangat mudah. Unsur unsur Kantor Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya. Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, misalnya seperti pimpinan, karyawan dan lain-lain. Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada dikantor. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor 1. Menghimpun Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan. Contoh mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll. 2. Mencatat Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll. 3. Mengolah Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan. 4. Menggandakan Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh memfotokopi surat, mencetak informasi, dll. 5. Mengirim Kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh mengirim e-mail, faksimili, surat. 6. Menyimpan Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Contoh menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan. 7. Melakukan komunikasi Kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh correspondence, telepon, teleconference. 8. Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan. 9. Pekerjaan lain pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan. Contoh pelayanan tamu, kurir, cleaning service. Demikianlah artikel tentang √Kantor Pengertian, Fungsi, Tujuan, Ciri dan Contoh Kantor Modern dari semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.

fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi sebagai berikut kecuali